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小李和小王都在某公司上班，工作量和工作难度接近。小李成天忙碌，上班时没见他有一刻闲着的，下班后经常加班加点，也只是勉强完成工作，有时还因为一些事没做或做得不好受到批评。而小王看起来就轻松多了，上班时不慌不忙，到了点就下班，几乎没见他加过班，但他总能保质保量地完成工作，还经常受到领导的表扬。
小李很羡慕小王，也很不解，就向小李请教。原来，除了工作能力和工作方法外，两人最大的差距是在时间管理上。
说到时间管理，小李也看过一些这方面的书，平时也会制订待办清单和时间安排表之类的，但没什么用，还常常让他感到沮丧，因为他经常完不成清单上的事务，更无法按照时间表行事。
小王却告诉他：时间其实是无法管理的，再怎么管理，每个人每天也都只有24小时，因此他的秘诀就是不管理时间，只管理要做的事情，这样效率反而高。
小李听了如醍醐灌顶，简直要膜拜小王了，可是如何管理要做的事呢？
小王腼腆的一笑，其实这个道理并不是他自己想出的，而是美国时间管理大师戴维·艾伦（以下简称艾伦）告诉他的，大师还向小王传授了具体的方法呢。
当然，小王并没有见到大师本人，但是大师把他的秘诀写成了一本书，而小王有幸读到了这本时间管理的秘籍。
这本书就是戴维·艾伦《搞定1:无压工作的艺术》（以下简称《搞定》），书的英文名为 Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity，书中介绍的方法因此被称为“GTD”，已成为目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法，这本书也成为“GTD”时间管理系统的奠基之作，在30多个国家出版，畅销全球，广受好评。
《搞定》告诉我们，时间管理的最大秘诀就是不管理时间，只管理要做的事——艾伦称之为未竟之事。如何管理未竟之事？书中介绍了3个原则即：养成收集的习惯，确定下一步行动，关注结果，5个步骤即收集、理清、整理、回顾、执行，我们可以将其简化为三个步骤，即收集、理清和行动，这三个步骤也颠覆了我们有关时间管理的三个认知。
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一、有效地处理内心的承诺——收集
艾伦在书的开篇就指出，很多人产生消极情绪的原因常常并非因为要做的事情太多，而是因为对自己的承诺管理不当，导致内心压力增大，饱经折磨。
小李的沮丧正缘于此，而我也打开了多年的心结。
其实我初中时就接触过时间管理，班主任给我们讲过传奇人物柳比歇夫及其奇特的时间管理方法，我也买到了一本中学生时间效率手册，并开始学着制定自己的学习计划和时间安排。
但结果和小李一样，我经常完不成自己的计划和安排，后来就干脆放弃了。当然这并没有影响我那时的学习成绩，但那种挫败感记忆犹新，且一直不明白是为什么。
读了《搞定》才恍然大悟，自己当初每天都有的“欠债”感，其实是因为自己一次次违背了内心的承诺。
因此，艾伦把“有效地处理内心的承诺”作为本书的核心原则，它贯穿整个“GTD”管理系统，它最基本的一个方法或者说步骤就是“收集”。
收集什么？收集一切未竟之事。
如何收集？把所有你要做想做而没做的事都记录并收集起来。如果这些事务是以实物呈现的，如要看的书和文件要整理的名片等等，那就把这些物品统统收集起来，放进你的“工作篮”——其实我觉得用“收集箱”更好。
书中介绍的“收集箱”是真实的收纳篮，记录想法的载体是纸张，一张纸只写一件事，写好就投入“箱”中。
我根据自身习惯，在电子笔记中建立了一个名为“收集箱“的文件夹，把自己现在想到的事，还有以前计划但一直没完成的事项全部投入其中，那一刻，我感到了一种如释重负的轻松。
可能有人要问了，计划表上的事我都老是完不成，现在还要把所有要做的事情都记下来，那不是会给自己更大压力吗？
但其实，让我们有压力的不仅来自写在计划表上的事务，还来自其他想到却没有去做的事，总之是一切“未竟之事”我们感到不安。
未竟之事就是我们对自己的承诺，收集“未竟之事”，就是把所有“承诺”都收集起来，并把它们储存在大脑之外。
这样我们的大脑就被“清空”了，压力自然也就减轻了。
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二、对所有未竟之事一视同仁——理清
通过收集，我们把所有内心的承诺从大脑移到了外部的收集箱中，但如果不去管它们，它们还会重新回到我们的大脑。
因此，我们接下来要做的就是清理收集箱，给收集箱中所有事务一个处理意见，给你所有的内心承诺一个交代。
我们可以把这个阶段称为理清，在理清阶段，书中强调了三个原则。
原则1：首先处理“收集箱”中最上面的事务。
有人认为，最上面一件事应该是最紧急或是最重要的，其实不然。在收集时我们并没有要求对收集的事务进行排序，而是随机投入的。所以最上面的一件事其实是随机的。艾伦在这里强调的实际上也正是这一点，给所有未竟之事一个均等处理的机会，这是《搞定》的又一个核心原则：对所有未竟之事一视同仁。
这个原则颠覆了我们对时间管理的认知。之前看到的时间管理书籍和文章，虽然各有不同，但几乎都强调优先级管理，有的把事件按重要性分成A、B、C，处理原则是保证做A,有时间再做B或C,A或者做 A 推迟 B 记录 C ；有的把事件按重要性和紧急性必分成四类，处理顺序依次为：重要且紧急，重要不紧急，紧急不重要，不重要也不紧急，这就是有名的“时间管理四象限法则”。
但是，我们在使用时就会发现，就如艾伦指出的那样，对所有事件都排出优先级常常是很困难的，尤其是在时间节奏越来越快，事务越来越烦杂的现代社会里。而且强调优先级管理的专家也指出，事务的优先级是处在经常变化中的，今天的A级事务明天可能就成了B或C级事务，而今天的B或C级事务明天也可能就成了A级事务了。即使全都恰当地排出优先级了，我们也会发现，那些不重要的事情也是要去做的，比如工作和生活中的许多琐事，如果不去做，同样会给我们带来烦恼，引起我们的内心不安。
原则2：一次一事。不管收集箱中有多少事，也不管事情的重要程度，每次都只处理一件事。欲速则不达，而且这也进一步保证了对所有未竟之事一视同仁。
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原则3：永远不要把事务再放回“收集箱”。不管这件事是如何棘手或者如何不重要，取出来了就要拿出处理意见，不要再放回去，这样才能清空“收集箱”，这也再次保证了给所有未竟之事均等处理的机会。
那么，如何给出处理意见呢？下面这张图给出了详细答案。你只要掌握了这张图，就搞定了”理清“这个步骤，也就掌握了“GTD”时间管理的精髓。
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从图上可看出，理清以后，我们要建立7张清单。这7 张清单可以帮助我们进一步处理内心的承诺。
“焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。”
如果你的消极情绪来自于此，那么你可以用下面3种方式来处理：
一是不签订协议
二是完成协议
三是重新商定协议
不需要采取行动的就是“不签订协议”，有三种处理方式：一是直接扔进垃圾桶，二是列入“参考资料”，三是列入“将来也许清单”，后两种都需要建立清单。
需要采取行动的事务中，一是2分钟内可完成的应该立即执行，这就是“完成协议”了。
另外的则需要“重新商定协议”，有以下5种情况，都需建立清单：
由他人完成的事务列入“等待清单”；要在指定时间完成的事务列入“日程表”；没有明确时间，需要尽快完成的具体行动列入“下一步行动清单”中；需要多个步骤才能未完成的事务，则要建立”项目“清单和”项目计划“（项目辅助资料，行动时备查）清单。
一张图，3个原则，7个清单，我们对所有未竟之事一视同仁地都进行了处理，清空了”收集箱“，理清了所有内心的承诺。
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三、自下而上——行动
通过理清，我们对收集箱中的所有事务进行了处理，但只是处理，并非完成。除了扔进垃圾桶和立即行动的事务外，我们都只是给出了处理意见，建立了清单。
如果只有清单，没有行动，那还是无效的处理，甚至还会加重我们的内疚。
因此，接下来我们要做的就是行动。
如何行动，或者说如何选择采取什么行动？
《搞定》中给出了选择每日行动的“三分类法”和确定某一时刻具体行动的“四标准法”以及总体检视工作的“六层次法”。
“三分类法”就是把我们每天的行动分为三类：
一是执行安排好的行动，如执行日程表或行动清单上的事务安排；
二是处理突发事件，每天甚至每时每刻都可能遇到突发事件，这时要不要停下手中事务？要衡量一下是否值得；
三是安排自己的行动，不属于前面两种情况的，就需要我们做出安排。
那么，如何安排自己具体时刻的行动呢？可以采取“四标准法”来安排：
一是看情境，比如在单位时就不可能做只能在家里做的事情；
二是看时间，比如只有10分钟时间就不可能做至少需要1个小时的重大事情；
三是看精力，比如中午有整块时间，但如果你比较困倦，就很难做需要较强精力的事情，但整理一下抽屉或者看看轻松的文章是完全可以的。
四是看重要性。可能有人要说了，终于还是要看重要性了？当然，在收集和理清时不考虑重要性，但在确定某一时刻具体行动时，在面对突发事件进行衡量时，从总体上检视工作时都需要考虑重要性。
考虑重要性时，艾伦提出了总体检视工作的“六层次”法，六个层次用楼层类比如下：
5楼视野：人生目标
4楼视野：长期展望（3年及其以上目标）
3楼视野：1-2年的目标
2楼视野：关注和责任范围
1楼视野：当前的工作
地面：目前的行动
楼层越高重要性越高，比如你现在想打个电话，这是一个具体行动，但这与你5楼视野的人生目标有冲突，那你就应该取消这个行动。
这个好理解，所有事情的重要程度都由它的上一层次所决定，所以我们通常认为采取自上而下的思考方式更有效，如我们制订计划时强调先要制定大目标再分解成小目标。
但是，这种方式往往很难落实到具体行动上。艾伦在大量的培训中发现，很多人的突出问题并非没有时间也并非没有目标，而是因为无法确定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。
没有具体行动的目标永远是空中楼阁。
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因此，艾伦虽然没有否定“自上而下”的思考方式， 但他更建议采取“自下而上”的方式进行工作。
艾伦曾与许多企业高管合作过，发现他们最大的困扰是如何管理日常生活中的点点滴滴，一旦他们掌控这一切后，他们的注意力自然会转移到更高视野的关注和兴趣领域。
“所以，不要担心哪种层次的视野和哪种生活内容是最优先处理对象，只管处理当前情况。一旦你这么做，你会更有效地发现并解决对你而言真正重要的事项。”
因此，要从“地面”也就是“目前的行动”做起，包括日程表和下一步行动清单中的事务。你在日常工作中，只需关注这两点，如果日程表满满的，你甚至都不需要看“下一步行动清单”了。
但要注意，采取自下而上的方式并不代表下面的重要性更高，在考虑重要性时特别要注意，在确定“下一步行动清单”时也要特别注意。
“只有切实掌握了你的所有项目，你才会知道今天下午应该做什么”
你需要建立1楼视野中当前工作的项目清单和“将来也许”清单等其他清单，以与更高楼层的视野相连。这些清单平时不需要去关注，但必须定期回顾与调整，并以此确定你的下一步行动清单，这样才不会让你只陷入行动中而失去目标。
在理清的基础上，运用“三分类法”、“四标准法”和“六层次法”，可以帮助我们自下而上地采取行动，让我们既能够随时随地确定下一步行动，又能够关注人生目标。
《搞定》是“GDT”时间管理方法的奠基之作，它告诉我们时间管理的最大秘诀就是不管理时间，而是管理未竟之事，通过收集、理清和行动三大步骤管理未竟之事，有效处理内心的承诺，自下而上地切实采取行动。
本书介绍的方法既关注目标又关注行动 ，兼顾效果与效率。既可以让你思考人生价值与人生意义问题，又让你关注具体问题并做出具体行动，就像著名管理学大师亨利·伯格所说：
“像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。”
打开艾伦这本《搞定》，思考并且行动，轻松高效地工作和生活不再是梦！ |
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发表于 2020-4-17 13:16:49
