职场中的电话礼仪常识有哪些

师哈哈达人

　　随着通讯工具的普及，电话日益成为人与人之间沟通的重要手段。在职场中电话礼仪是必须学会的。下面是师哈哈网小编给大家搜集整理的职场中的电话礼仪常识文章内容。希望可以帮助到大家!
职场中的电话礼仪常识　　一、接听电话的步骤：
　　1、接听电话前：
　　⑴、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前。要准备好笔和纸。
　　⑵、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。
　　⑶、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
　　⑷、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。
　　2、接听电话
　　⑴、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要注意：
　　①、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;
　　②、注意语调的速度;
　　③、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
　　④、注意双方接听电话的环境;
　　⑤、注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因;
　　⑥、注意打电话双方的态度。
　　⑦、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。
　　⑵、主动问候，报部门介绍自己;
　　⑶、如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗?”;
　　⑷、须搁置电话时或让宾客等待时;应给予说明，并至歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。
　　⑸、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。
　　⑹、对方需要帮助，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去帮助宾客，对于每一个电话都能做到以下事情①、问候 ②、道歉 ③、留言 ④、转告 ⑤、马上帮忙 ⑥、转接电话⑦、直接回答(解决问题) ⑧、回电话
　　⑺、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。
　　⑻、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。
　　二、接电话的礼仪：
　　1、电话铃一响，应尽快去接，最好不要让铃声响过五遍。拿起电话应先自报家门，“您好，这里是xx公司xx部”;询问时应注意在适当的时候，根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的口气说：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和、音量要适中。
　　2、接电话时，对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要的记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。
　　3、电话交谈完毕时，应尽量让对方结束对话，若确需自己来结束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。
　　三、留言五要素：
　　致：即给谁的留言
　　发自：谁想要留言
　　日期：最好也包括具体时间
　　记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方
　　内容：
　　四、打电话的一些简单技巧：
　　1、如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。
　　2、打电话时，列出要点，避免浪费时间。
　　3、在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。
　　4、如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。
　　5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。
　　6、通话完毕时应道“再见”，然后轻轻放下电话。
　　7、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。礼仪讲师谭小芳认为，公务电话应尽量打到对方单位，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。
　　五、使工作顺利的电话术
　　(一)迟到、请假由自己打电话;
　　(二)外出办事，随时与单位联系;
　　(三)外出办事应告知去处及电话;
　　(四)延误拜访时间应事先与对方联络;
　　(五)用传真机传送文件后，以电话联络;
　　(六)同事家中电话不要轻易告诉别人;
　　(七)借用别家单位电话应注意 一般借用别家单位电话，一般不要超过十分钟。遇特殊情况，非得长时间接打电话时，应先征求对方的同意和谅解。
职场中接电话的礼仪常识　　一、接电话前的准备。对于职场精英们来说，每天会接很多电话，如果只是把它存在“深深的脑海里”，是很容易忘记或混淆的，好记性不如烂笔头嘛。所以，要准备好纸、笔、手机或是电脑等便于记录的工具。另外，你需了解自己单位的一些基本情况，以便在来电者咨询时能及时答复或指引。
　　二、记录电话内容。可以利用5W1H技巧，简洁明了记录电话内容，即when(何时)、where(何地)、who(何人)、what(何事)、why(为什么)、how(干什么)。(如：今天下午15:30在公司五楼会议室与XX公司王总洽谈合作事宜。)
　　三、注意姿态和语气。由于不是面对面的沟通，人们在接电话时会比较随意，其实接电话时的语调、语速、表情以及肢体动作发出的信号，对方是可以感觉到的。所以，要保持清晰的声音、亲切的语态、合适的语速、微笑的表情、优雅的姿势，这些都能感染来电者。千万不要出现嚼着口香糖、翘着二郎腿、板着冷面孔等情况。
　　四、做好接听电话的每个环节。
　　1.及时接听，把握好“铃声不过三”。
　　2.亲切问候，拉近距离。
　　3.自报家门，避免打错。
　　4.耐心倾听，体贴入微。
　　5.妥善处理，准确记录。
　　6.友好道别，后挂电话。
　　五、善后事宜。对于接电话时不能马上回复对方的事情，要在了解清楚后及时回复对方;或者需要其他同事处理的事情，要及时将电话内容告知相关人员。

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