采购培训知识：物资采购管理的10大要素

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1、日常办公用品及大宗物资的采购，实行按月上报采购计划。各单位编制采购计划时，要从实际经营需要出发，避免盲目提报，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由申购公司/部门负责人承担责任。


2、如临时需要应急采购的，则应至少提前3小时并经公司领导批准下使用企业备用金采购，由相关采购人员负责采买。
3、计划外急需采购的物资，由使用部门填制《急需物资申购单》，部门负责人签字，公司分管领导签署意见。经总经理批准后报采购部根据所需物资的单价及数量比照既定标准进行采购，采购部应向使用单位明确到货期限，如未能按既定时间到货需向使用单位说明原因并积极配合解决。
4、使用部门在填写相关申购单时，务必写清所购物资的品名、规格、型号、单位、数量等信息，如因申购单填写不清，而影响采购进度的，后果由本部门自负。
5、 物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。
6、采购部备有一定数额的采购备用金，用于应急采购与需现付的零散物资采购。备用金所购应急物资，购入后仍需补齐相关手续，方可予以报销。
7、签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确标的、数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式。
注明保修年限、保修期结束后的零配件提供及价格、年限等事项，签订合同各方经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先到货验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经相关负责人批准。
8、对短缺物资，采购员应及时反馈信息，并征求使用部门意见，经使用部门同意后方可采购代用品，并做好存档备案。否则，出现后果由采购员负责。
9、采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成经济损失的，均由采购人员承担责任。
10、因特殊原因，采购员未能及时完成采购任务或无法按周期采购物资的，应及时告知采购部门负责人并说明异常原因，提出相应意见方案。
采购部负责人应及时与申购部门反馈和沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。

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