【原】李正治：如何以高效的方式完成工作任务？

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如何以高效的方式完成工作任务？
在上一篇文章《我们为谁而工作，怎么有些困惑了？》中，我提到了“工作任务就是我们的责任，我们要用增长型思维认识工作”。可是，工作那么多，我们如何高效地完成呢？本文将介绍两种方法，我个人认为是最基本的方法，也是最持久最有效的方法。

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将工作分类,找到高价值的工作是高效能工作的第一步
先给大家介绍一个经典工具“艾森豪威尔矩阵”。“我把任务分成两类：重要的和紧急的。紧急的问题不重要，重要的问题从来不紧急。”第 34 任美国总统艾森豪威尔在 1954 年说出了这句经典名言，艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Box）由此产生。

如果我们根据这个矩阵去反思，会发现还真是这么回事。重要的事情往往不是那么紧急。比如锻炼身体保持健康这件事，大家都承认很重要，但是不那么紧急。因为就算一两次不锻炼，身体也不会立即就变得不健康。在工作中也是如此。重要有如工作计划、总结提高、流程优化、队伍建设、管理提升等工作，都不是紧急的，所以也容易被日常工作中的各种“十万火急”的事务所挤占工作时间。紧急而且重要的工作，也不是没有，但这种事情绝对不会太多。如果在某段时期内紧急而且重要的工作占多数，就说明这是一个非正常状态，紧急状态也不应该持续太久。评估工作的优先级，是我们每一个职场人都应具备的基础能力。评估工作优先级的依据是什么呢？应该是重要程度，而不是紧急程度。如果你在工作时间一直处于来者不拒的状态，就注定没多少时间去处理真正重要的事情了。那工作质量和工作绩效就可想而知了。所以我们在工作中要养成一种习惯：能够抓住工作重点，对有些工作可以大胆的说“no”，或者把它延后，这就是我们的判断能力。作为管理者，还有一个分类方法——不是所有的管理层都要事事亲力亲为。所以管理者可以把事情分成三类：一类是必须要干的事情，而且要干得最好，一类是干得过得去就行，还有一类是可干可不干的。第一类的可以亲自干，第二类可以授权干，第三位不干或授权干。从分类上来看，管理者要学会授权。授权是一种很好借用别人时间来扩展自己的时间容量的方法。所以说啊，管理者有个很好的权利，就是可以购买时间的权利，如果不用，就浪费了。



02专注，一次只做一件事是高效能工作的第二步
现在大多数员工都是知识型员工，也可以称为脑力劳动者。对脑力劳动者而言，现在面临的一个残酷的现实是：
我们的先进技术、社会环境以及各种商业手段，都在无孔不入地迫使或引诱着我们的大脑进入一种多任务的状态。
这种多任务的状态原本就不是我们的大脑所擅长的。
我们经常是边工作边社交，边社交边娱乐，不停地切换工作任务，不停地切换工作状态，即时响应，分秒必争。
这种看似很有效率，实际上却是让人心力憔悴，挫败感、无力感也随之而来。
所以，信息智能时代，要“乐此不疲、兴致盎然”地专注一件事，已经很难。
我们的大脑还是一个矛盾共同体。
一方面，大脑的生理结构注定了无法“一心二用”；
另一方面，大脑鼓励我们进行任务切换。
每次我们完成一件小任务，例如回复了一封电子邮件或者检查了一下社交媒体更新，大脑都会送出一份奖励性的荷尔蒙多巴胺。
小小的成就让我们得意洋洋，心满意足。
这个坏习惯是由恶性反馈循环造成的：做一点鸡毛蒜皮的事情，然后获得多巴胺奖励。
我们觉得自己已经有所作为，而事实真相是，我们把本应投入最重要任务的专注力浪费掉了。
怎么办呢？
一个猎人给了我们回答。
有一位父亲带着三个孩子到沙漠去猎杀骆驼。他们到达了目的地。
父亲问老大：“你看到了什么呢?”
老大回答：“我看到了猎枪、骆驼，还有一望无际的沙漠。”
父亲摇摇头说：“不对。”
父亲又问老二：“你看到了什么呢?”
老二回答：“我看到了爸爸、大哥、弟弟、猎枪、骆驼，还有沙漠。”
父亲又摇摇头说：“不对。”
父亲又问老三看到什么。
老三回答：“我只看到了骆驼。”
父亲高兴地说：“答对了。”
眼中只有一个目标，你就够专注！
不要同时注意多个目标，做多个任务，任务切换不仅会拖慢速度，而且还会消耗大脑的能量。
人脑与电脑不同，无法同时处理多进程。
“多进程”完全是电脑的“专长”，大脑没法跟电脑比。
我们要尊重这个生理结构所给我们的自然规律。
排除干扰，在一件任务完成之前，不要切换到另一个任务。
一次只专注做一件事，这就是高效率的方法。最后我们做个总结。高效工作的两个方法，一是把工作分类按紧急和重要程度不同进行分类，努力去做那些重要的事情；第二就是专注，让自己一次只专注做一件事情，眼睛里只有目标，活在目标里，让自己拥有强烈的目标感。希望这些认识和方法对你的工作有帮助。
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口述丨李正治   整理丨绩效君
来源丨《重新认识工作任务》课程音频