查看: 6|回复: 0

商务传真礼仪有哪些

[复制链接]
发表于 前天 02:09 | 显示全部楼层 |阅读模式
 

 

分享本页到朋友圈,享受免登陆高速下载哦!

 

  在商务交往中,经常需要把重要资料送达到异地,传统的邮寄书信的联络方式,已难于满足这一方面的要求。在商务中,因为传真大都面对的是领导和客户,所以需要特别讲究礼仪。以下是师哈哈网小编为大家整理的关于商务传真的礼仪,供大家参考!
  商务传真使用礼仪  第一,必须合法使用。
  国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。
  具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。
  安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。
  第二,必须清楚使用。
  使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。
  第三,必须依礼使用。
  商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。
  在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。
  人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。
  商务传真注意事项  传真的完整性:在发送传真时,应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地,应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方,可以参考以下规范格式。
  在发送传真时即便已经给予了口头说明,也应该在传真上注明以上内容,这是良好的工作习惯,对双方的文件管理都非常有利。
  传真的清晰度:发送传真时应尽量使用清晰的原件,避免发送后出现内容看不清楚的情况。
  传真内容的限制:传真一般不适用于页数较多的文件,成本较高,且占用传真机时间过长也会影响其他工作人员的使用。
  传真的使用时间:如果没有得到对方的允许,不要将发送时间设定在下班后,这是非常不礼貌的行为。
  传真回复问题:如果传真机设定在自动接受的状态,发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系,确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复,避免因任何的疏漏造成传真丢失。在重要的商务沟通中,任何信息丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败,这样的细节不可轻视。
  (一)格式规范
  正式的传真必须有首页,上面注明传送者与接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等,这样就可以让接收者可以一目了然。如果不是非常正式的,也必须以3—1,3—2,3—3等方式注明,让接收者一看就知道是三页。如果其中某一页不清楚或是未收到时,可以请对方再发一次,这样可以节省双方的时间。传真最好使用白色或浅色信纸,有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色的条纹,用这些信纸发传真会浪费扫描时间。
  (二)内容齐全
  正式的传真信件必须像写信一样有礼貌,又必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少,尤其是信尾的签字非常重要,因为签字代表这封信是发信者同意才发出的,表示传真信件的严肃性以及对对方的尊重。
  (三)及时通报。
  发送传真之前可以向对方通报一下,以免发错。收到传真后要尽快通知对方,以免对方不放心。这既是传真的工作程序,也是一种文明礼貌。
  • 商务传真礼仪有哪些
  • 猜你喜欢:

    相关帖子

     
    回复

    使用道具 举报

    您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

    本版积分规则

    QQ| Archiver|手机版|小黑屋| 师哈哈 |网站地图

    Copyright © 2019-2025 Www.biiyy.Com.   All Rights Reserved.

    Powered by Discuz! X3.4( ICP14049462-3 )