【原】好的时间管理，每天只做6件事

达人分享

这是“弘禾师兄”的第 70 期分享
作者 | 弘禾师兄来源 | 稷下百家（jxbj100)
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什么是时间管理？
时间管理，指的就是做事前进行规划，并且在实施中运用一定的技巧、方法、工具，对时间的灵活掌握和有效运用，最终实现你个人或者整个组织的目标，这个过程就叫做时间管理。
曾经有人做过这样一个实验：
他邀请两个人过来，每个人面前放着一个一样大的罐子，罐子旁边分别放了相同数量和体积的石头，石头有大的，也有小的。他要求参加这个实验的两个人，将桌子上放着的石头分别装在自己面前的罐子里，但顺序不可以一样。
第一个人要先把大石头放进罐子，之后再把小石头放进罐子里；
第二个人要先把小石头放进罐子，之后再把大石头放进罐子里。
规则讲清楚后，这两个人便开始了行动。计时结束后，实验的结果令在场的所有人都大吃一惊：
第一个人，先把大石头放进了罐子，大石头的旁边还有很多空隙，然后，他又将很多小石头放进了罐子，这些小石头将大石头旁边的空隙填满了，最后他把自己面前所有的石头全部都放到了罐子里。
第二个人，先把小石头放进了罐子，之后才将大石头放进罐子，可无论他再怎么变换大石头的摆放位置，余下的几块大石头依然无法全部放到罐子里。
这个实验的结果令在场的所有人非常震惊，同样的罐子，同样的石头数量和体积，只因为放入石头大小的顺序不同，结果就产生了这么大的区别，这是为什么呢？
其实，这个实验很好的解释了时间管理的重要性。意思是说：实验中的大石头比喻的是整块的时间，小石头比喻的是零散的时间。
有效的时间管理，你需要先将整块的时间处理大事情（如：大石头），空隙时间再去处理零散的小事情（如：小石头），这样在单位时间内，你的工作效率才会更高。


你为什么需要时间管理？
（1）人很容易受到外界的影响
不同的年龄段，注意力集中的时间是不同的。
幼儿一般注意力集中在15分钟左右，小学的儿童注意力一般能达到40分钟左右，青少年的注意力一般在50分钟以内。
而美国有一项研究证明，成年人高度集中完成一件非常枯燥的事情时，注意力集中的时间最长不超过20分钟。
所以，人的注意力是很难长时间集中的，而且很容易受到外界的干扰与影响。
比如你是一位管理者，那你最大的困扰应该就是有太多来自外界的干扰，你需要随时放下手边的工作，去处理一些临时的紧急的事情。
有些事情可能是你不想做，但不得不去做的。如果紧急的事情比较多，那你无疑会一直处于扑火的状态，同时也没有更多的精力去处理其他的事情。
如果想改变现状，对你自己来讲就急需要进行时间管理，你可以将时间进行分档，设定某些时间段为你的工作空档期，当有人临时过来找你讨论或沟通时，你可以告诉对方，你现在比较忙，如果对方不着急，可以在你的空挡时间过来找你沟通。
这样你才能更有效的管理好自己的时间，在单位时间内有更多的产出。

（2）人在做事时通常欠缺一些方法
我经常听有家长对孩子说：“你太笨了，这点东西都学不会。”殊不知，不一定是你的孩子学不会，很大概率的是他缺少一些方法。
在我还是学生的时候就发现，学习好的同学与学习一般的同学，最大的差别其实是“掌握了一些好的方法”，而非先天的智商差别有多大。
比如，让你记住《三十六计》中每个计策的顺序，学习成绩一般的同学，可能就会死记硬背，即使背过来了，过段时间也很可能会忘记。但学习好的同学，可能就会寻找快速记忆的方法。
比如第三计是“借刀杀人”，你就可以把3想象成你身体上的耳朵，假设你耳朵上戴着一个耳坠，这个耳坠是一把刀，你一转头，就不小心把人给杀了，这样你肯定就记住这个知识点了，而且基本上不会忘记。这就是掌握方法的重要性。实际上我们会经常运用自己所熟悉的，或者直觉能想到的方法去做事情，但这并不是最有效率的方法。
完成一件事情，通常可以有很多种方法，关键在于你是否能找到最简便最快速的方法。
不要事情发生就立马去做，可以先花上几分钟思考一下，有什么样的方法可以让这件事情完成的更有效率？

（3）有效时间管理提升你的硬实力
天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追。——曾国藩
这句话充分体现了曾国藩对珍惜时间的感叹：“天破了可以补，大海也可以填平，南山也可移走。可时间一去不复返，再也回不来了。”
的确，如果按每个人一生能活100岁算，生命不过36524天。虽然生命是有限的，但每个人的活法不同，最后取得的人生成就也就不一样。
生命有限，如何在有限的生命中，合理利用好时间，管理好时间，使自己的人生创造更大的价值，是我们最值得关注的问题。
比如我见过很多公司的CEO，包括我自己在内，都是每天早上5点左右起床，在上班前的这段时间用来学习，也就是用来提升自己的“硬实力”，
上班后每天最多只处理几件非常重要的事情，这些事情按照重要程度进行排序，重要的事情用整块的时间来做，其他空挡时间去处理琐碎的一些事情。
这样每天的工作效率会很高，即使没有完成6件事，之前完成的也是最重要的事情。
如果你没有有效管理自己的时间，在单位时间内没有有效的进行时间及工作的安排，长久下去很可能就会与别人的差距越来越大。
现代社会节奏加快，竞争加剧，人与人之间的差距往往是由你单位时间产出的“硬实力”而产生的，所以管理好自己的时间，是你需要重点做的事情。


时间管理的方法
时间管理的发展速度很快，到目前为止已经发展了四代时间管理的方法。
（1）第一代时间管理：建立备忘录
这种方法主要是建立备忘录，比如列一个list，把一天要做什么事情都一一记录下来，之后再一件一件的完成。这个方法让你清晰的知道每天做了什么，使用这种方法的人对时间已经有了初步的管理概念和管理能力。
这种时间管理方法的优劣：
· 优势：通过对每个事件的记录，可以很清晰的知道你具体做了哪些事项；
· 劣势：个人的活动被事件控制，按事件顺序去做事，结果往往是人被事件所控制。
· 反思：这种时间管理法，过度关注每个事件的完成，比较机械的按照事件的先后顺序去执行，但事先安排的事情是不是当下最重要需要去处理的并不清楚，执行力在这里没有得到有效的应用。
（2）第二代时间管理：工作计划和时间表
这种方法主要是：事先准备一个详细的工作计划和时间表，然后按照这个工作计划逐项进行实施。比如在所有要做的工作之前，把清单列出来，给每项任务定一个期限，例如早上5点-7点为读书时间，7-9点为洗漱吃饭时间等，每一项任务都有开始时间和结束时间。这个方法也被称为行事历时间管理法。
这种时间管理方法的优劣：
· 优势：提前做好计划，自主支配事情，效率感强，工作效率有明显提高；
· 劣势：计划通常缺乏目的性，效率虽有明显提高，但效益却不是很明显，有可能会导致自己更加忙碌。
（3）第三代时间管理：追求效率的优先级
这种方法主要是：也就是依据轻重缓急设定短、中、长期的目标，再逐日制定目标计划，将有限的精力进行合理分配，争取达到最高效率。
这种时间管理方法的优劣：
· 优势：可以将有限的时间进行合理分配，争取达到最高效率；
· 劣势：过分强调效率，把时间绷的很死，使人失去一些维系感情、享受个人需要和享受意外惊喜的机会。
· 反思：这种时间管理法，注重在忙碌中调配时间与精力，过度关注效率，但往往产生的效益并不明显，计划有时候可能也是盲目的。
（4）第四代时间管理：追求效能平衡的优先级（在个人管理基础上的时间管理）
有这样一个故事：
伯利恒钢铁公司的总裁查理斯·舒瓦普，有一次去拜访有名的效率专家艾维·利，艾维·利告诉查理斯·舒瓦普，他给舒瓦普一个东西，说是这个东西可以在10分钟内，帮助他把公司的业绩提升至少50%。
艾维·利随手递给舒瓦普一张白纸，并对他说道：“在这张白纸上，写下你明天要做的6件最重要的事情。”写下这些事情大约花掉你5分钟的时间。
过了一会，艾维·利又说道：“现在用数字，在每件事后面标明，这件事对你和你的公司的重要性次序。”这大概花费你5分钟左右的时间。
艾维·利又接着说：“现在你需要把这张纸，放在你的口袋里。明天早上，你要做的第一件事就是把这张纸条拿出来，把最重要的一项找出来，完成它。这期间不要看其他的，只看第一项，直到做完为止。
然后，你用同样的方法，对待之后剩下的5项工作，直到你下班为止。如果到下班前，你只做了5件事，那也没关系，因为你总是在做着最重要的事情。
接着艾维·利又说道：“你每天都要这么做。经过一段时间，你对这种方法的价值深信不疑后，让你公司里的其他人也用这个方法来工作。
这个实验你想做多久就做多久，之后给我寄一张支票过来，你认为这个方法它值多少钱，你就给我多少钱。”
整个见面的时间不到半个小时，几个星期之后，舒瓦普真的给艾维·利邮寄的一张支票，支票上的金额是2.5万美元。
5年后，这个当年不不怎么被人知晓的钢铁厂，一跃成为全世界最大的钢铁厂，艾维·利提出的关注6件重要事情的方法为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。
从本质来讲，我们对时间的使用， 基本上就有两类，紧急与重要。如果按“紧急”和“重要”来做标记，紧急是横轴，重要是纵轴，这样就可以构成ABCD四个象限：
A象限：重要且紧急的事情
B象限：重要但不紧急的事情
C象限：紧急但不重要的事情
D象限：不重要不紧急的事情
如下图所示：

有些人把精力放在A象限紧急且重要的事情上，此象限的事情需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”，如果你过分注意此象限，它的范围会越来越大，最终占据你的全部时间，于是你会一直处在扑火的状态；
还有一些人把精力放在紧急但不重要的第三类事物上，这些人每天在处理自认为很紧急的事情，但他自己却不知道，紧急的事情只是别人重要的事，对别人很重要，对自己就不一定重要了。
还有一些人会将重点放在C象限和D象限的事物上，但是每天都处于不那么负责任的状态。
高效能的人不会将注意力放在C象限和D象限事物上，因为无论这些事物紧急与否，它都不是重要的事情。
他们更多的会将精力放在第二类事物上，也就是B象限（重要但不紧急）的事物，他们通过对第二类事物的关注，来减少第一类（紧急且重要）事物的数量。
以B象限事物为中心的日程安排通常有以下四项关键指标：

· 确认角色：做事情之前，你需要先确认自己的角色，你在家庭中的角色、工作中的角色等各种角色；
· 确认目标：考虑下一个周计划中，每一个任务下，你最想做的1-2个重要的事项，作为你的目标；
· 过程管理：给你最想做的事项安排好时间，假如你需要写一个项目计划书，那你可以在某一天抽出几个小时的时间专门来写这个东西；
· 随时调整：关注B象限之后，你会发现，你的工作会按照重要紧急的程度随时进行调整，不再是按部就班的按日程表去工作了。
所以，你最应该将关注点放在B象限，也就是（重要但是不紧急）的事项上，因为此象限处理的事情多，就会减少A象限（紧急且重要）的事情。
本文作者：弘禾师兄，稷下百家教育创始人兼CEO，一个努力奋斗的创业者。欢迎关注公众号稷下百家（ID:jxbj100）。