【原】如何有效地计划与安排自己的时间？

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要有效地计划与安排自己的时间时间分配的秘诀是确定你眼前的工作，到底要用多少时间，这只有请“经验”这位先生帮忙了。只要这样做，你将会很快地发现，不必要的琐事都已分配给下属操心去了，不会再出现在你的工作表上，这可替你省掉不少的麻烦。
有一位身兼数家商业杂志社的总编辑，要求下属把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信，再把信件分成若干堆，决定分给哪位编辑处理，然后亲自送到每人桌上。整个过程平均就用了一个小时，于是，他每天加班，要不然就带着“家庭作业”下班，才有办法把工作完成。除此以外，更坏的是他的编辑人员，不得不等他送信来，整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下属究竟是在做什么事。最后，他意识到自己只是在虚耗时间。以后，他的编辑开始直接收信，并做成新闻或新动态的摘要呈给他了。事实证明，以往他一直浪费了大半的时间，因为几乎有3/4的信件是向废纸篓报到的。
除了要合理分配时间之外，管理者还应当排定自己的时间表。某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中删除掉。何时开始做记录表并不重要，重要的是你心中必须经常有时间表的观念。这类表的重要作用是，你一次只能做一件事，如果一心二用，那就降低了处理眼前事务的能力。
凡事预则立，不预则废。抓好“五个战略时间”内行动方案的制订，可以提高时间的利用率。“五个战略时间”及行动内容分别是：
(1)“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日睡醒时就有明确的行动计划；
(2)“周之末”总结本周工作，拟定出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标；
(3)“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情；
(4)“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方；
(5)“岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之处，列出下年度的工作目标。
除此之外，还需写好目标一览表、日记、记事簿等。最后把自己的工作结果与计划的预期目标相比，如果相符，即说明你有效地管理了时间。
找到节省时间的措施做好了工作计划和时间安排表，就要按计划行事，做一个有条理的工作者。提高管理效能就需节省时间，集中主要精力干最重要的事情。在此介绍几种节省时间的办法，供大家参考。
1.选好秘书
专职秘书是管理小组中非常宝贵的成员，一个称职的秘书不仅知道工作的具体内容，上司的职能和责任，而且了解上司的爱好、厌恶、成见、嗜好和考虑问题的方法。秘书为领导安排个人计划、处理文件、过滤信息资料，类似汽车引擎中化油器所起的作用。萨克逊在谈到秘书的作用时说：“她随时掌握办公室的动向，并且不断地筛选打来的电话，顺便筛选来访者和邮件，决定哪些应该得到我的优先注意。我不在的时候，她应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意。”所以，企业领导应选一个有能力、聪明又富有同情心的秘书。
2.制订“闭门谢客”制度
这不是说企业领导者不接待客人，而是安排闭门谢客的时间，让自己每日有足够的时间干自己必须干的事情。要求秘书当好门卫，不让来访者和电话打扰自己。即使是开门办公时，筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话中断和结束，都要秘书掌握好。
3.减少会议，充分利用会议记录
不必要的或可开可不开的会议应取消，必须开的会议也要压缩其长度，利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。会后记录应于72小时内送交与会人员。会议记录需经与会人员签字，及主席认定内容无误之后再转交与会人员。召开会议应预先通报议事日程，指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间，这样会议会更有成效。
4.要有正确的错误观
有权的企业领导不允许别人犯错误，结果就会发现，他的下属因担心出错而不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会，应该允许犯一定错误的自由。当下属犯错误的时候，应该关心他们；帮助他们认识错误，讨论采取各种步骤，避免今后再犯错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回他的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。这样，他们就会将事情上交，用一些鸡毛蒜皮的事情来消耗领导者宝贵的时间。