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企业内部控制采购管理流程、制度、规定、办法

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发表于 2020-11-25 19:13:53 | 显示全部楼层 |阅读模式
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01 采购询价比价流程
02 供应商选择流程
03 购货合同签订流程
04 采购招标管理制度
05 采购作业控制制度
06 采购价格管理规定
07 采购合同管理办法
内部控制
采购询价比价流程

供应商选择流程

购货合同签订流程

采购招标管理制度规范的采购招标管理是企业规范采购作业行为,提高采购资金使用效益的重要举措,企业应针对招标采购的全过程给出操作规范,以指引本企业采购招标工作的有序开展。
采购招标管理制度
第1章 总则
第1条 目的。
为了加强招标管理,降低采购成本,保证采购质量,建立规范的采购招标流程和完善的采购招标监督机制,最大程度的保证公司和投资者利益,结合本公司特点,制定本制度。
第2条 适用范围。
本制度适用于公司所有招标采购活动。
第3条 招标采购工作的原则。
1.坚持公平、公正、科学、择优的原则。
2.坚持相互监督原则,任何业务部门均不得单独实施对外招标全流程。
3.坚持利害关系回避原则,与投标人有利害关系的人员均不得参与招标工作。
4.坚持权责一致原则,有权必有责、失责必追究。
第2章 相关部门及职责
第4条 采购部作为招标工作组织部门,负责组织和协调招标流程,其职责如下。
1.编制招标文件。
2.发布招标公告或投标邀请书。
3.参与外部专家评标委员的选取及协调工作。
4.组织招标项目的答疑、开标、评标、议标、定标活动及相关业务会议。
5.根据招标结果组织相关协议/合同的签订。
6.负责招标项目协议/合同的执行。
7.负责招标文档的汇总、整理和归档保管工作。
8.负责组织招标项目后续跟踪评价及供应商信息维护。
第5条 审计部是招标工作的合规监督部门,负责监督招标工作满足公司招标管理制度规定,招标流程规范、招标文件完整。
第6条 法务部为投标工作提供法律支持,负责招标活动相关协议/合同的法律复核及其它不确定相关法律事项的支持工作。
第3章 采购招标实施
第7条 采购部负责编制招标文件,采购部经理审核招标文件,确认无误并签字确认后报分管领导审批后对外发布。招标文件应载明下列事项。
1.投标人须知。
2.招标项目的性质、数量。
3.技术规格。
4.投标价格的要求及其计算方式。
5.评标的标准和方法。
6.交货、竣工或提供服务的时间。
7.对投标人的资质要求及应当提供的有关资格和资信的证明文件。
8.投标保证金的数额或其他形式的担保。
9.投标文件的编制要求。
10.提供投标文件的方式、地点和截止日期。
11.开标、评标、定标的日程安排。
12.合同格式及主要合同条款。
13.需要载明的其他事项。
第8条 招标文件获批后,采购部负责发布公开或邀请招标信息,招标信息应包括但不限于以下内容。
1.公司的名称和地址。
2.招标项目的性质、数量。
3.招标项目的实施地点和时间要求。
4.获取招标文件的办法、地点和时间。
5.对招标文件收取的费用。
6.需要公告的其他事项。
第9条 根据业务需要,在招标文件发出后,采购部负责根据招标文件中规定的日期会同相关业务部门召开招标答疑会,解答投标人提出的关于招标文件中的疑问。
第10条 截标及标书的保管。
1.投标人应当按照招标文件的规定编制投标文件,投标文件必须包括以下内容。
(1)投标函。
(2)投标人资格、资信证明文件。
(3)投标项目方案及说明。
(4)项目管理团队及经验介绍。
(5)投标价格。
(6)投标保证金或者其他形式的担保。
(7)招标文件要求具备的其他内容。
2.所有投标人均应在规定的截标日期前将投标文件送达投标地点,采购部应指定专人负责投标文件的签收备案并妥善保管,任何人不得私自开启标书。
第11条 开标。
1.采购部应按照招标文件约定的时间、地点和程序以公开方式进行开标,采购部经理或主管副总主持,邀请评标委员会成员、投标人代表参加。
2.投标人检查投标文件的密封情况,确认无误后,由有关工作人员当众拆封、验证投标资格,并宣读投标人名称、投标价格以及其他主要内容。
3.投标人可以对投标作必要的解释,但所作的解释不得超过投标文件记载的范围或改变投标文件的实质性内容。
4.采购部应详细记录开标结果,所有参加开标的人员均应签名确认,并存档备查。
第12条 评标。
1.评标活动由评标委员会负责,采购部负责召集组织评标委员会。
2.投标人资格初审。评标委员会按照招标文件的约定条件对投标人进行资格初审,只有通过资格初审的投标方案才能参加综合评审,初审因素主要包括以下5个方面。
(1)具有独立订立合同的权利:公司持有有效的营业执照、资质证书、安全生产许可证。
(2)具有履行合同的能力:包括专业、技术资格和能力、资金、设备和其他物质设施状况、管理能力、经验、信誉和相应的从业人员。
(3)符合公司供应商管理制度规定的相关准入条件及资质要求。
(4)没有处于被责令停业,投标资格被取消,财产被接管、冻结、破产状态。
(5)在最近三年内没有骗取中标和严重违约及质量问题;法律、行政法规规定的其他资格条件。
3.综合评审。在经过初审筛选后,评标委员会需对初审通过的投标文件进行综合评审,以确定最终中标文件。综合评审因素主要包括以下9个方面。
(1)投标文件的完整性:投标书、投标保证金、报价表等招标文件中要求的文件均已提交。
(2)投标的有效性:投标人法定代表人的授权代理人,其授权书符合招标文件规定;投标文件上法定代表人或其授权代理人的签字齐全、符合招标文件规定。
(3)联合体投标的有效性:联合体投标提交了联合体协议书,且投标期间联合体成员未发生变化。
(4)投标报价及投标人财务状况、垫资能力。
(5)投标人的信誉、业绩、经验、荣誉情况及获奖证书。
(6)投标人质量、服务承诺,项目负责人及项目团队介绍等。
(7)技术方案、实施计划及各阶段进度的保障措施及违约承诺。
(8)产品性能、寿命、技术、质量标准及质量保障措施。
(9)关键技术、工艺、重点、难点分析和解决方案。
4.评标结束后,如果有以下两种情况时,可重新安排招标活动。
(1)在设有标底的情况下,如所有投标人标价均高于标底,可由评标委员会集体商议决定进入议标环节择优选取或重新举行招标活动。
(2)评标委员会经评审,认为所有投标都不符合招标文件的,可以否决所有投标。投标被否决的,招标组织部门应当依制度重新招标。
第13条 存在下列情形之一的,评标委员会可采取议标形式确定中标人。
1.所有合格投标人的标价均高于招标项目标底的。
2.候选中标人投标方案在下列事项存在可谈判空间的。
(1)降低标价。
(2)缩短工期或物资交付日期。
(3)改善支付条件。
(4)提出新的施工、设计或服务方案。
(5)免费增加附加服务的。
3.急需获得该物资或服务,采用招标程序不切实际的。
4.由于灾难性事件,急需取得该物资或服务,而采用其他方式因耗时太多而不可行的。
5.采购物资或服务专业性较强、可选供应商非常有限,公司已经具有合作2次以上且合作记录良好的供应商的。
6.前期采购项目的补充或服务项目的升级、延续,且提供前期服务的供应商合作记录良好。
第14条 评标、议标结束后,采购部根据评标结果编写评标报告,确定中标人,并填制中标通知书及中标通知书审查表。
第15条 采购部将中标通知书审查表及招标活动相关资料报送至内审部门复核,复核无误后,报公司主管领导审批后发布中标通知。
第16条 招标人和中标人应在中标通知发出之日起15日内,按照招标文件和投标人的投标文件订立书面合同。采购部负责组织安排合同订立工作。
第17条 采购部负责招标活动档案管理,指定专人负责文档的收集、归档及保管工作。
第4章 附则
第18条 本制度由公司采购部负责制定、修订与解释。
第19条 本制度经公司经审批通过后生效,自发布之日起开始实施。
采购部
采购作业控制制度为了控制采购过程,保证企业采购活动的顺利进行,企业应制定规范的采购作业控制制度,具体示范如下。

内部控制
采购价格管理规定为加强采购价格审核管理工作,保证采购物资质量的前提下降低采购成本,企业应建立采购价格管理规定。

采购合同管理办法为了规范采购合同管理,确保采购活动顺利进行,企业应制定采购合同管理规定。
采购合同管理办法
第1章 总则
第1条 目的
为了以下目的,特制定本制度。
1.增强采购合同的合理科学性,为采购执行提供依据。
2.规范采购合同执行,防范采购风险,保证采购活动顺利进行。
3.对企业采购合同妥善管理。
第2条 适用范围
本企业一切采购合同的订立、审核、签订、履行及日常管理均适用本制度。
第3条 主管部门
采购部主要负责采购合同管理事务。
第4条 相关释义
1.采购是指企业购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。
2.采购合同是企业与供应商经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件,合同双方都应遵守和履行,是双方联系的共同语言基础。
第2章 草拟采购合同
第5条 采购合同内容
采购合同是商务性的契约文件,其内容条款一般应包括以下内容,如下.
  • 企业全名、法人代表、电话、电报、电传等
  • 采购货品的名称、型号和规格,以及采购的数量
  • 价格和交货期
  • 交付方式和交货地点
  • 质量要求和验收方法,以及不合格品的处理
  • 违约的责任第6条 拟定基本内容
    根据企业采购合同样本拟定本次采购合同的基本内容。
    1.拟定供需双方的企业全名、法人代表、电话、电报、电传等企业基本资料。
    2.采购货品名称、型号、规格以及采购数量等采购产品信息。
    第7条 拟定质量要求和违约责任条款
    1.企业使用质量、违约责任格式条款。
    2.企业负责提示和解释格式条款。
    第8条 拟定价格条款
    1.价格条款应根据采购种类、型号的多少选择文字说明或表格说明。
    2.草拟的合同中不确定采购价格,即具体价格空白。
    第9条 拟定交付条款
    1.交付条款应包括交付时间、交付地点、交付方式这三方面内容。
    2.交付条款亦应采取空白处理措施。
    第10条 拟定付款条款
    1.付款条款包括付款方式、付款时间、付款数额3方面内容。
    2.付款具体信息应包括供应商企业全称、开户行名称、账号、联系方式以及本企业全称、开户行名称、账号、联系方式。
    3.开户行名称以及账号应双人复核。
    4.付款时间以及付款数额应空白处理。
    第11条 采购合同成文
    梳理采购合同内容,形成本次采购合同基本样本。
    第3章 审核采购合同样本
    第12条 审核采购合同内容
    1.财务部审核企业、供应商相关开户银行、账户信息。
    2.采购部指派一人阅读采购合同样本,确保无语言、文字错误。
    第13条 审核采购合同法律效力
    法律事务部负责审核采购合同样本的法律依据,确保采购合同符合法律规定。
    第4章 订立采购合同
    第13条 采购合同确认
    1.采购合同样本的价格条款、交付条款以及付款条款的空白内容经双方谈判协商确定。
    2.采购合同谈判应就以上条款逐一确认,谈判确认一条后双方签字确认。
    3.企业负责向供应商解释和说明质量、违约责任条款。
    第14条 审批采购合同
    1.谈判结束后,将空白内容填完整,并保留谈判记录。
    2.按照采购谈判结果制作采购合同。
    3.正式采购合同应仔细确认审核。
    (1)采购员负责与采购谈判记录以及采购合同样本逐一比对各条内容,确保文字、数字准确无误。
    (2)采购金额在 元以下,采购部经理审核采购合同。
    (3)采购金额在 元以上,总经理审批采购合同。
    第15条 订立采购合同
    企业和供应商举行采购合同签订仪式。
    第16条 履行采购合同
    1.企业以及供应商按照采购合同订立内容履行采购合同。
    2.企业应建立验收管理制度以及付款管理制度,规范采购验收作业以及付款作业。
    第5章 采购合同日常管理
    第17条 采购合同保存
    1.采购付款结束后,采购合同编号后统一存档。
    2.采购合同样本以及谈判过程中的记录等相关资料与采购合同一同保管。
    第18条 采购合同借阅
    1.借阅采购合同,应由采购部经理签字确认。
    2.采购合同应在 日内归还。
    第6章 附则
    第19条 本规定由采购部负责解释和修改。
    第20条 本规定自颁布之日起实施执行。
    #内部控制##采购部##制度设计#
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